Gestionar un negocio implica estar pendiente de muchas cosas a la vez: clientes, facturas, documentos, ventas, proveedores o consultas de un equipo que necesita un «ok rápido» para poder continuar con su trabajo.
Y aunque nos gustaría tener siempre tiempo para sentarnos delante del ordenador y revisarlo todo con calma, la realidad es que hay momentos en los que llegar a todo con el nivel de detalle que quisiéramos es prácticamente imposible.
Una visita a un cliente, una reunión fuera de la oficina, un viaje o, simplemente, uno de esos días en los que no sabes muy bien cómo has acabado haciendo tres cosas a la vez. Y entonces toca tirar del móvil.
Y tampoco pasa nada.
Porque, bien utilizado, el teléfono puede ser una herramienta de productividad excelente para gestionar una empresa. Puedes consultar las cuentas de la compañía, revisar una venta, aprobar una decisión o comprobar cómo avanza un proyecto mientras esperas tu avión en el aeropuerto. Solo necesitas tener las herramientas adecuadas.
En este artículo hemos seleccionado algunas de las aplicaciones para empresas que pueden ayudarte a gestionar tu negocio desde el móvil y, sobre todo, a perder menos tiempo haciéndolo. Una recopilación que hemos hecho basándonos en las propias apps que utilizamos para gestionar nuestra agencia y en conversaciones con muchos de nuestros clientes, a los que hemos ayudado a implementar sistemas de seguimiento, administración y control para sus negocios.
Tanto si buscas una app para administrar tu negocio y llevar el control de las cuentas, como si necesitas hacer seguimiento de tus comerciales y controlar las ventas desde el móvil, aquí encontrarás opciones que funcionan para pequeños negocios, autónomos y empresas con grandes equipos.
WhatsApp Business es la versión de WhatsApp pensada para que empresas y profesionales puedan comunicarse con sus clientes. Mantiene el funcionamiento de la aplicación que todos conocemos, pero añade herramientas específicas para hacer más fácil su gestión «intensiva».
Personalmente, es una de las primeras aplicaciones que solemos recomendar en Tekla cuando detectamos que alguno de nuestros clientes todavía hace buena parte de su operativa diaria por teléfono.
Al final, WhatsApp se ha convertido en una forma muy natural de empezar una conversación con una empresa. Ya sea en el ámbito comercial o en la gestión de incidencias con los compradores. De hecho, en determinados sectores y, siempre según nuestra propia experiencia, incluso está desplazando al email como primer punto de contacto.
No vamos a decir nombres, pero este mismo verano hemos hecho una migración de este estilo. Un cliente que nos contrató para la confección de una página web nos contó que todas las consultas que recibía su empresa entraban por teléfono, lo que acababa suponiendo una interrupción constante durante el día. Así que implementamos WhatsApp Business y empezamos a trasladar parte de esas conversaciones al nuevo canal.
Han pasado unos meses desde que terminamos el proyecto y, a día de hoy, cuando hablamos aún nos recuerda aquello de: «Qué bien funciona esto del WhatsApp para la empresa».
Si tus clientes ya utilizan WhatsApp, facilitarles que puedan hablar contigo por el mismo canal puede ahorrarte muchas llamadas, muchas interrupciones y bastante tiempo a lo largo de la semana.
Todos estamos de acuerdo en que, si tienes una empresa, escribir desde [email protected] da bastante mejor imagen que hacerlo desde una cuenta personal (además de que te permite separar un poco mejor tus asuntos de trabajo de tu vida personal).
Solo por eso ya merece la pena contratar los servicios de Google Workspace.
Pero es que, además, Google ha hecho especialmente bien todo el tema de la gestión de calendarios, reuniones, archivos y documentos, lo que facilita enormemente el día a día profesional.
Recibes un email con una reunión y la añades al calendario. El calendario te avisa cuando toca conectarte. Entras a la videollamada desde el mismo evento. Al terminar, abres en Drive el documento que estabais comentando y lo compartes con otra persona del equipo.
Más fácil, imposible. Y da igual desde qué dispositivo estés trabajando.
A nosotros nos gusta tanto su gestión que nos hemos hecho Google Partners, lo que significa que nos ocupamos de configurar toda la parte complicada para que nuestros clientes solo tengan que introducir su contraseña y todo funcione con fluidez.
Y da igual el tamaño: pyme, autónomo o empresa de gran tamaño. Google Workspace es sinónimo de productividad.
Microsoft 365 viene a cubrir prácticamente las mismas necesidades que Google Workspace, pero está pensado para un perfil de empresa diferente.
Porque hay empresas que llevan toda la vida trabajando con Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Y cuando tienes a 20 personas al pie del cañón cada día con estas herramientas, decirles que mañana vamos a cambiarlo todo por el ecosistema de Google puede no ser la mejor de las ideas.
Microsoft 365 permite mantener ese entorno que todo el mundo conoce y llevarlo también al móvil y a la nube. Puedes consultar el correo y el calendario desde Outlook, entrar en una reunión de Teams, recuperar un archivo de OneDrive o revisar un Excel desde el teléfono mientras estás fuera de la oficina.
Y cuando vuelves, sigues trabajando con las mismas herramientas desde el ordenador.
Para nosotros, esa es precisamente su principal ventaja. Y como en Tekla también somos partners oficiales de Microsoft, nuestra opinión no está especialmente sesgada hacia una u otra opción. Si tu empresa ya vive dentro del ecosistema Office, probablemente no necesitas salir de él. Necesitas tenerlo bien organizado.
Esta vez vamos a hablar de la herramienta que utilizamos nosotros mismos para organizar prácticamente todo el trabajo de Tekla.
Asana es una aplicación de gestión de proyectos que permite organizar el trabajo en proyectos y tareas, asignar responsables, establecer fechas de entrega y hacer seguimiento de todo lo que está haciendo un equipo.
Pero seguramente se entiende mejor explicando cómo la utilizamos nosotros.
Cuando un cliente contrata un proyecto con Tekla, automáticamente abrimos su correspondiente proyecto en Asana. A partir de ahí, dividimos el trabajo en tareas, asignamos cada una a la persona del equipo que debe encargarse y establecemos las fechas en las que tienen que estar terminadas.
Dentro del mismo proyecto podemos añadir notas, adjuntar documentación, agrupar recursos o dejar comentarios para que toda la información relacionada con ese trabajo esté en el mismo sitio. Además, lo tenemos conectado con nuestro programa de contabilidad y con otras herramientas que utilizamos en el día a día.
De esta forma, cuando queremos saber cómo está un proyecto no necesitamos preguntar a cinco personas diferentes. Abrimos Asana y tenemos una fotografía bastante precisa de qué está terminado, qué está en marcha, qué queda pendiente y quién se está ocupando de cada cosa.
Y, por supuesto, puedes hacer ese seguimiento desde el teléfono.
Para nosotros se ha convertido en una de esas aplicaciones que, una vez forman parte de la operativa diaria de una empresa, cuesta bastante imaginar cómo te organizabas antes sin ella.
No todas las aplicaciones que pueden ayudarte a gestionar tu empresa tienen que ver con correos, documentos o tareas.
Si tienes un negocio físico, poder ver qué está pasando cuando tú no estás allí también puede darte bastante tranquilidad.
Axis es una empresa especializada en sistemas de videovigilancia y cámaras de seguridad con la que trabajamos en Tekla como partners oficiales. Sus sistemas permiten instalar cámaras en oficinas, tiendas, almacenes y otros espacios y acceder posteriormente a ellas de forma remota.
Y aquí es donde entra el teléfono.
Con aplicaciones como AXIS Camera Station Edge puedes consultar las cámaras en directo, recuperar grabaciones o recibir notificaciones cuando el sistema detecta determinados eventos, estés donde estés.
Imagina, por ejemplo, que tienes cinco establecimientos y recibes una alerta de seguridad mientras estás visitando a un cliente. O que se ha producido una incidencia en uno de ellos y necesitas revisar qué ha ocurrido. Sacas el teléfono, accedes al sistema y puedes comprobar tus instalaciones sin necesidad de desplazarte hasta allí.
Si estamos hablando de aplicaciones que te permiten saber qué está pasando en tu negocio, no podemos olvidarnos de las redes sociales.
Y aquí tenemos bastante claro cuál recomendar.
Metricool es todo un clásico y también una de las aplicaciones que más implementamos en Tekla para nuestros clientes.
Normalmente, cuando pensamos en Metricool lo hacemos por su parte más operativa. Es decir, programar publicaciones, gestionar diferentes perfiles o tener organizado el calendario de contenidos sin necesidad de ir entrando cada día en Instagram, Facebook, LinkedIn o el resto de plataformas.
Y solo por eso ya merece la pena.
Pero Metricool tiene otra parte que nos parece especialmente interesante para alguien que quiere tener una fotografía rápida de lo que está pasando en su negocio: toda su parte de analítica.
Desde un mismo sitio puedes consultar cómo están funcionando tus diferentes redes sociales, ver la evolución de la comunidad, analizar publicaciones, revisar interacciones y comparar resultados. Además, puedes organizar el trabajo con diferentes usuarios y permisos, algo especialmente útil cuando varias personas o una agencia gestionan las redes de una misma empresa.
De esta forma, una cosa es quién se ocupa del día a día de publicar y gestionar las redes y otra que tú, como responsable del negocio, puedas abrir Metricool desde el teléfono y tener bastante claro cómo están funcionando.
Y para nosotros hay otro factor importante. Metricool lleva muchos años en el mercado, es una plataforma enorme y tiene detrás un equipo que sabe perfectamente lo que hace. Cuando instalamos una herramienta que después va a formar parte del día a día de un cliente, eso también nos da bastante tranquilidad.
Holded es un software de gestión empresarial que reúne facturación, contabilidad y CRM en una misma plataforma.
Y eso, cuando tienes equipo comercial, se valora.
Sobre todo porque la venta y la factura viven en el mismo ecosistema. El comercial sale de una visita, actualiza la ficha del cliente desde el móvil y, cuando el presupuesto se acepta, se convierte en factura. Sin copiar nada.
Y tú puedes abrir la app y ver cómo van las ventas y en qué punto está cada comercial.
Sin llamar a nadie, solo con tu teléfono.
Shopify es una plataforma que permite crear y gestionar una tienda online sin necesidad de tener grandes conocimientos técnicos.
Y precisamente esa facilidad de gestión es, para nosotros, que somos Partners Oficiales, uno de sus principales puntos fuertes.
Porque cuando montas una tienda online lo complicado viene cuando empiezan a entrar pedidos y tienes que gestionar clientes, productos, inventario, pagos o devoluciones mientras intentas seguir ocupándote del resto del negocio.
Shopify consigue centralizar buena parte de esa operativa en un mismo sitio y hacerla bastante sencilla de manejar. Y, además, tiene una aplicación móvil especialmente útil para esos momentos en los que no estás delante del ordenador.
Desde el teléfono puedes consultar las ventas del día, revisar pedidos, gestionar productos e inventario, acceder a la información de un cliente o recibir una notificación cuando entra un nuevo pedido.
Gestionar en modo fácil.
Y terminamos con una aplicación bastante diferente a todas las anteriores.
OpenClaw es una plataforma de código abierto que permite crear agentes de Inteligencia Artificial capaces de utilizar herramientas, consultar información y ejecutar acciones de forma autónoma.
Pero vamos a olvidarnos un momento de la definición técnica.
A nosotros nos gusta pensar en OpenClaw como una especie de trabajador virtual.
Un operario más al que puedes darle acceso a determinadas herramientas de tu empresa, explicarle cómo funciona tu negocio y encargarle tareas. Puede consultar información, revisar documentos, utilizar aplicaciones, ejecutar procesos y comunicarse contigo a través de herramientas tan cotidianas como WhatsApp, Telegram, Slack o Microsoft Teams.
Y aquí es donde la cosa empieza a ponerse interesante.
Porque todas las aplicaciones que hemos visto hasta ahora tienen algo en común: sigues siendo tú quien tiene que abrirlas y hacer el trabajo.
Tú entras en Asana para comprobar cómo está un proyecto. Tú revisas las estadísticas de Metricool. Tú consultas un documento. Tú miras si ha entrado un pedido.
Con un sistema de agentes, podemos empezar a darle la vuelta a esa lógica.
Podemos hacer que sea tu trabajador virtual quien consulte las herramientas, cruce la información y venga a buscarte cuando realmente necesite algo de ti.
Y no estamos hablando únicamente de algo que creemos que ocurrirá dentro de unos años. Lo vemos como una pieza fundamental dentro de una tendencia que creemos que va a transformar profundamente la manera en la que gestionamos las empresas: pasar de utilizar aplicaciones para hacer el trabajo a construir sistemas capaces de hacer una parte del trabajo por nosotros.
Y esto solo acaba de empezar.
